Pandangan sistematis organisasi

Tantangan hari ini untuk para pemimpin

Mengatur organisasi melalui perairan yang bermasalah adalah apa yang dilakukan para pemimpin. Beberapa dari mereka lebih sukses daripada yang lain. Anda bertanggung jawab untuk menjaga dan meningkatkan kelangsungan bisnis, terlepas dari peristiwa yang tampaknya tidak dikendalikan oleh Anda. Pertanyaannya adalah apa yang akan Anda lakukan dengannya.

Ada banyak pembicaraan tentang pemikiran dan perencanaan strategis. Namun, dihadapkan dengan penurunan penjualan dan kenaikan biaya, manajemen berusaha untuk melihat ke dalam dan fokus mempelajari operasi yang ada, mencoba menemukan cara untuk membalikkan tren ini. Sebagai aturan, ini dimulai dengan pertemuan dengan departemen penjualan dan pemasaran untuk lebih memahami pasar dan menyesuaikan perkiraan penjualan. Berbekal indikator pendapatan baru ini, audit menyeluruh dari masing-masing departemen akan mengikuti pencarian efisiensi baru, cara-cara baru dalam melakukan bisnis atau apa pun yang dapat membantu perusahaan mencapai indikator baru, fiksasi bisnis baru. Ketika ada sedikit uang, Anda mengurangi, kan? Tampaknya hanya logis.

Tetapi jika Anda berhenti dan berpikir sejenak, apakah ini benar-benar cara terbaik untuk menganalisis situasi? Misalnya, ketika produsen mobil mengalami penurunan penjualan, respons otomatisnya adalah memperlambat atau menghentikan produksi. Itu tidak beradaptasi dengan pasar, ia merespons pasar.

Mungkinkah itu menjadi masalah nyata bahwa perusahaan mobil tidak sepenuhnya memahami mobil mana yang dibutuhkan pasar, berapa banyak dan berapa harganya? Tidak diragukan lagi, mereka menghabiskan banyak waktu dan sumber daya mengumpulkan informasi tentang kompetisi, yang bagus, dan mereka harus melakukannya. Tapi ingat, persaingan tidak membeli mobil. Tidakkah seharusnya perusahaan memahami lingkungan tempat tinggal pelanggan mereka? Tidakkah mereka seharusnya tahu dan menghargai batasan apa yang dapat diterapkan oleh lingkungan ini terhadap keputusan pembelian pelanggan mereka? Masalah sebenarnya bukanlah perusahaan tidak menjual cukup mobil; ini hanya hasil akhirnya. Masalah sebenarnya adalah mereka membuat lebih banyak mobil daripada yang ingin dibeli atau dibeli oleh pelanggan, atau sekadar membuat mobil yang tidak dibutuhkan atau tidak diinginkan oleh pelanggan.

Memahami bahwa perusahaan harus memiliki kekuatan pendorong eksternal, hubungan mereka dan dampak yang mereka miliki terhadap perusahaan harus menentukan apa yang harus disediakannya agar kompetitif atau sekadar tetap relevan. Dan pemahaman tentang apa yang harus disediakan inilah yang menentukan bagaimana mengembangkan dan mengoperasikan sistem internal perusahaan (dan interkoneksi mereka).

Tampilan sistem

Gagasan melihat ke luar, melihat ke balik tembok gedung kantor bukanlah hal baru. Apa yang relatif baru bagi banyak pemimpin adalah gagasan memandang dunia sebagai kumpulan sistem yang menciptakan satu keseluruhan, dan mengeksplorasi hubungan antara sistem-sistem ini untuk menentukan bagaimana mereka mempengaruhi keseluruhan. Teori sistem sebagaimana diterapkan pada manajemen organisasi mengemukakan premis bahwa semua organisasi adalah sistem, dan semua sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar. Bagaimana suatu subsistem memenuhi kebutuhan sistem yang lebih besar pada akhirnya menentukan apakah subsistem ini akan berkembang atau tetap di root.

Konsep inilah yang dapat digunakan pemimpin pengikut untuk mendapatkan pandangan yang lebih "holistik" tentang organisasinya. Memahami bagaimana perusahaan terkait dengan sistem yang lebih besar di mana ia ada dan beroperasi, dan bagaimana sistem internal perusahaan berkontribusi atau memperburuk hubungan yang lebih luas ini, dapat memberikan analisis yang lebih relevan.

Ini benar-benar tidak esoterik seperti kelihatannya. Setelah Anda memahami konsep ini, akan mudah bagi Anda untuk melihat bagaimana itu berlaku untuk organisasi Anda. Mari kita menghabiskan waktu untuk mendefinisikannya dan kemudian kita dapat mengakses aplikasi.

Dalam teori sistem, sistem didefinisikan dalam dua cara:

  • Dari luar untuk tujuan yang dimaksudkan. Setiap sistem memainkan peran dalam sistem tingkat yang lebih tinggi di mana ia ada. Dengan menggunakan contoh perusahaan mobil, kita dapat mengatakan bahwa perusahaan mobil adalah sistem yang perannya menyediakan mobil untuk sistem tingkat tinggi berikutnya, pasar mobil. Pada gilirannya, pasar otomotif memainkan peran dalam sistem transportasi dan ekonomi nasional selanjutnya yang lebih tinggi dan seterusnya.
  • Secara internal, dalam subsistem dan fungsi internalnya. Setiap sistem terdiri dari komponen dan subsistem yang saling berhubungan dan berkontribusi untuk tujuan umum sistem induk. Dalam perusahaan mobil, komponen-komponen ini dapat terdiri dari desain, produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia dan penjualan, yang harus mendukung tujuan menyediakan mobil untuk sistem yang lebih tinggi, pasar mobil.

Teori sistem dalam organisasi manajemen

Definisi sistem tingkat atas dan peran organisasi di dalamnya

Dengan demikian, bagi seorang pemimpin, langkah pertama dalam mengembangkan pandangan holistik dari suatu organisasi adalah menentukan sistem tingkat yang lebih tinggi di mana ia ada / bekerja, dan peran / tujuannya dalam sistem tingkat yang lebih tinggi ini. Di mana itu cocok? Peran apa yang dimainkannya dan signifikansi apa yang dimilikinya untuk tujuan sistem tingkat yang lebih tinggi? Jika perusahaan tidak memainkan peran apa pun dalam sistem tingkat yang lebih tinggi, maka itu bukan milik sistem ini; dan jika dia tidak dapat menemukan peran dalam sistem apa pun dari tingkat yang lebih tinggi, dia sebenarnya berlebihan dan pada akhirnya akan mati. Selain itu, yang, sayangnya, lebih umum, jika perusahaan tidak dapat menentukan dengan pasti apa perannya dalam sistem tingkat yang lebih tinggi, bahkan jika ia memiliki sesuatu yang relevan, itu akan diperlakukan seolah-olah tidak ada. peran.

Jika sistem tingkat yang lebih tinggi tidak dapat melihat nilai dengan memasukkan subsistem tertentu, ia mengabaikan subsistem ini. Sebagai aturan, ini berarti akhir dari partisipasi sistem sublevel ini dalam sistem tingkat yang lebih tinggi. Itu sebabnya tidak ada orang lain yang melakukan rekaman cambuk atau vinyl musik.

Merancang fungsi internal dan subsistem dari suatu organisasi

Setelah Anda mengidentifikasi sistem tingkat yang lebih tinggi tempat perusahaan Anda beroperasi dan menentukan tujuan perusahaan Anda di dalamnya, sekarang saatnya untuk melihat komponen atau subsistem organisasi Anda. Subsistem dan komponen ini, secara sadar atau tidak sadar, semuanya berinteraksi dan berperan dalam mencapai atau mengalihkan perhatian dari tujuan perusahaan. Idealnya, tentu saja, subsistem ini dan interkoneksi mereka harus dirancang dan diorganisir sedemikian rupa untuk secara kolektif memajukan tujuan organisasi dan mencapai nol atau stabil entropi negatif untuk organisasi. Meskipun ada banyak yang perlu dibicarakan tentang entropi dan organisasi, penjelasan sederhana di tingkat makro adalah bahwa entropi muncul ketika sumber daya sistem terkuras seiring waktu dan subsistemnya terjerumus ke dalam kekacauan. Dengan demikian, zero entropy adalah keadaan di mana sumber daya tidak berkurang dari waktu ke waktu, dan entropi negatif, ketika sumber daya meningkat seiring waktu; dalam kedua kasus, subsistem mempertahankan relevansi saat ini dan berfokus pada tujuan sistem.

Dalam contoh perusahaan mobil, perusahaan perlu menentukan pasarnya, kisaran produk dan layanan untuk pasar ini, serta cara memproduksi dan memasok produk dan layanan ini dengan imbalan pasar mobil sehingga sumber dayanya tidak habis. Ketika ini tercapai, perusahaan mobil akan mencapai tingkat keberlanjutan bisnis. Tentu saja, semua perusahaan ingin tumbuh, bukan hanya mendukung bisnis; Namun, kita semua tahu bahwa pertumbuhan harus berkelanjutan, jika tidak hasilnya akan berbahaya. Misalnya, jika sebuah perusahaan mobil meningkatkan pangsa pasarnya begitu cepat sehingga tidak dapat menyamai kecepatan ini dengan orang-orang dan sistem yang diperlukan untuk memastikan kontrol kualitas yang baik, maka mungkin ada masalah. Dalam teori sistem, ketika kita berbicara tentang entropi negatif dalam sistem yang sukses, kita selalu berbicara tentang entropi negatif yang stabil.

Dapat dikatakan bahwa jika suatu organisasi mengetahui tujuan sebenarnya, maka bagaimana subsistemnya diatur akan menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. Subsistem, fungsi dan interkoneksi mereka dengan demikian dioptimalkan untuk mencapai tujuan organisasi; ini berbeda dari mengoptimalkan subsistem untuk keperluan mereka sendiri. Oleh karena itu, jika subsistem tidak berperan dalam sasaran organisasi, maka subsistem tidak masuk ke sistem organisasi.

Sepertinya kita kembali ke jawaban tradisional departemen audit, kan? Tetapi apakah Anda memperhatikan perbedaannya? Kali ini kami menentukan tujuan di tempat pertama. Kami telah menentukan apa peran kami dalam sistem tingkat atas. Kami tahu apa yang harus kami lakukan untuk berhasil dalam sistem tingkat yang lebih tinggi ini. Hanya setelah kami memastikan bahwa kami menggunakannya untuk menentukan organisasi dan efektivitas subsistem kami.

Di luar di dalam

Mari kita dorong ini ke tingkat dan membuat Anda berpikir dalam arti yang lebih luas. Kami berbicara tentang menemukan tujuan kami di sistem tingkat yang lebih tinggi berikutnya, tetapi itu tidak berhenti di situ. Seorang pemimpin yang efektif harus melampaui sistem tingkat tinggi langsung dan memahami bagaimana sistem tingkat berikutnya dan bahkan sistem tingkat lebih tinggi dapat mempengaruhi tujuan organisasi.

Misalnya, gerakan lingkungan untuk ekologi telah berhasil melobi untuk tindakan legislatif yang menurutnya semua mobil harus menggandakan kilometer per liter selama 5 tahun, sementara pada saat yang sama mengurangi emisi hingga 50%. Ini adalah faktor politik / peraturan karena kekuatan saling terkait imperatif lingkungan dan kesadaran kolektif konsumen, dll., Yang sekarang secara langsung mempengaruhi perusahaan mobil. Faktor ini, yang tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan mobil, secara efektif mengubah apa yang harus disediakan perusahaan untuk mencapai tujuannya dalam sistem tingkat yang lebih tinggi di mana ia beroperasi. Perusahaan mobil yang sukses dengan kepemimpinan yang tercerahkan mengadopsi perspektif sistematis akan melihat keputusan ini dengan mengidentifikasi kekuatan pendorong yang saling berhubungan yang akan mengarah pada keputusan ini, jauh di depan para pesaingnya; dia sudah akan mulai merevisi hasilnya dan mengatur ulang subsistem dan interkoneksi mereka untuk realitas baru ini.

Penting untuk mempertimbangkan bisnis sebagai bagian dari sistem yang lebih besar. Bisnis tidak ada dalam ruang hampa. Kesombongan beberapa organisasi, terutama yang terlalu besar untuk gagal, sangat meresahkan, dan jelas bahwa mereka tidak belajar dari pelajaran sebelumnya. Lihat saja industri otomotif di seluruh dunia, industri kereta api di Amerika Serikat, dan industri baja secara keseluruhan untuk melihat contoh organisasi yang dulunya kuat dan kaya yang pada akhirnya tidak memahami atau peduli tentang tujuan mereka menjadi lebih banyak sistem tingkat tinggi. Saat ini, banyak mantan raksasa dalam industri ini adalah cangkang dari apa mereka sebelumnya, mereka digantikan oleh organisasi yang mengerti apa yang dibutuhkan sistem dan di mana mereka cocok.

Teori dan Pemimpin Sistem

Teori Sistem adalah alat yang ampuh yang akan membawa pemikiran Anda ke tingkat yang sama sekali baru. Ini adalah metode yang sangat jujur ​​dan efektif untuk memahami tujuan organisasi dan melakukan analisis yang efektif terhadap subsistemnya. Namun, tanpa pengacara, ini tetap hanya teori. Di sinilah tanggung jawab Anda dimulai sebagai pemimpin tingkat atas.

Teori sistem yang diterapkan pada organisasi manusia adalah satu-satunya konsep manajemen berdasarkan ilmu alam! Itu masuk akal dan sangat logis dan masuk akal. Buat komitmen untuk mempertimbangkan semua yang Anda lakukan dan melihat dari sudut pandang sistem yang saling berhubungan.

Mulailah dengan mendefinisikan sistem tingkat yang lebih tinggi yang dilayani oleh organisasi Anda. Apa tujuan, nilai apa dan kepuasan apa yang ditawarkan organisasi Anda terhadap sistem ini? Produk atau layanan apa yang ditawarkan organisasi Anda yang paling sesuai dengan tujuan Anda? Apakah Anda menawarkan produk atau layanan yang tidak melayani sistem ini tetapi dapat melayani yang lain?

Semua sistem kehidupan yang sukses adalah sistem terbuka dan arus informasi dan sumber daya melewatinya. Sistem tertutup, yaitu, sistem yang mengisolasi diri dari sistem tingkat yang lebih tinggi atau sistem lain dan tidak berinteraksi dengannya, akan menemui kegagalan. Salah satu alasan, meskipun bukan satu-satunya, adalah bahwa jika mereka tidak berinteraksi dengan sistem lain, bagaimana mereka dapat beradaptasi dengan tujuan yang berkembang dari sistem tingkat yang lebih tinggi dan, karenanya, menentukan peran mereka yang bermanfaat?

Agar sistem Anda berfungsi, informasi apa (analisis bisnis atau pasar, dll.) Yang perlu Anda kumpulkan dari sistem Anda di tingkat yang lebih tinggi? Informasi apa (pemasaran, komunikasi, dll.) Yang perlu Anda kirim ke sistem tingkat yang lebih tinggi? Sumber daya apa (bahan baku, komponen, dll.) Yang Anda perlukan dari sistem tingkat tinggi dan subsistem lain di dalamnya? Apakah ada sumber daya (layanan umum, perundingan bersama, dll.) Yang dapat digunakan bersama dengan subsistem lain? Sumber daya apa yang bermanfaat (produk, layanan, dll.) Yang dapat Anda berikan ke sistem dan subsistem lainnya yang mereka butuhkan dan yang Anda atasi terbaik?

Akhirnya, Anda harus mengatur subsistem Anda untuk memajukan tujuan Anda. Arahan utama dalam teori sistem adalah bahwa setiap subsistem harus berkontribusi pada pencapaian tujuan sistem. Tim, manajer, dan karyawan individu adalah subsistem dan komponen subsistem. Jika pria di platform pemuatan atau wanita di meja depan tidak mengerti bagaimana dia mempromosikan tujuan, maka dia tidak bisa seefektif anggota sistem Anda seperti seharusnya.

Ketika organisasi Anda terfokus dan ditujukan untuk tujuan tertentu, Anda, sebagai pemimpin, harus menghabiskan waktu berinteraksi dengan sistem lain dalam sistem tingkat yang lebih tinggi. Jelas, Anda ingin menghabiskan waktu di sistem tingkat tinggi langsung Anda, karena organisasi Anda bekerja di sana. Namun, Anda juga perlu melibatkan diri dalam sistem tingkat yang lebih tinggi, seperti komunitas Anda, organisasi nirlaba, dan masyarakat. Dalam dunia yang saling terkait, kesehatan komunitas Anda pada akhirnya akan berdampak langsung pada tujuan organisasi Anda.

Kesimpulan

Pada akhirnya, kita semua harus menganggap diri kita sendiri dan organisasi kita masing-masing sebagai bagian dan subsistem yang secara berturut-turut mengikuti sistem tingkat yang lebih tinggi, peran kita dalam tujuan sistem tingkat yang lebih tinggi ini, dan bagaimana kita semua berkontribusi atau menghambat kesuksesan di tingkat tertinggi. sistem tempat kita hidup, yaitu ekosistem bumi. Ini akan sangat memudahkan diskusi tentang keberlanjutan dalam definisi terluasnya, tapi itu masalah lain di lain waktu. Untuk memulai, mari kita mulai berpikir dalam sistem sehingga kita dan organisasi kita bisa lebih efektif dan sukses.

Menerapkan Teori Sistem pada kepemimpinan dan kepemimpinan, Anda akan melayani tidak hanya perusahaan Anda, tetapi seluruh lingkungan. Inilah yang dilakukan para pemimpin luar biasa.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *