Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Meskipun semua komunikasi mengalami kesalahpahaman, komunikasi bisnis sangat sulit. Materi seringkali rumit dan kontradiktif. Selain itu, baik pengirim dan penerima dapat mengalami gangguan yang mengalihkan perhatian mereka. Selain itu, peluang umpan balik seringkali terbatas, sehingga sulit untuk memperbaiki kesalahpahaman. Hambatan komunikasi berikut dalam organisasi dan cara mengatasinya akan menjadi topik utama artikel ini.

1. Informasi yang berlebihan. Terlalu banyak informasi sama buruknya dengan terlalu sedikit, karena itu mengurangi kemampuan audiens untuk secara efektif berkonsentrasi pada pesan yang paling penting. Orang-orang yang mengalami kelebihan informasi kadang-kadang mencoba mengatasi situasi dengan mengabaikan beberapa pesan, menunda tanggapan terhadap pesan yang mereka anggap tidak penting, hanya menanggapi sebagian dari beberapa pesan, menanggapi pesan-pesan tertentu secara tidak akurat, mengambil lebih sedikit waktu untuk setiap pesan, atau bereaksi hanya secara eksternal. ke semua posting.

Untuk mengatasi kelebihan informasi, ketahuilah bahwa beberapa informasi tidak diperlukan dan buat informasi yang diperlukan mudah diakses. Berikan makna pada informasi, tidak hanya mengirimkannya, dan tetapkan prioritas untuk bekerja dengan arus informasi. Beberapa informasi tidak diperlukan.

2. Kompleksitas pesan. Saat merumuskan pesan bisnis, Anda berkomunikasi baik secara individu maupun sebagai perwakilan organisasi. Karena itu, Anda harus menyesuaikan ide dan gaya Anda sendiri sehingga dapat diterima oleh atasan Anda. Bahkan, terkadang Anda diminta menulis atau mengatakan sesuatu yang tidak Anda setujui secara pribadi. Misalkan Anda adalah perekrut di perusahaan Anda sendiri. Anda mewawancarai seorang kandidat untuk pekerjaan yang, menurut pendapat Anda, bisa menjadi karyawan yang sangat baik, tetapi karyawan lain perusahaan menolak kandidat ini. Sekarang Anda perlu menulis surat yang menolak kandidat: Anda harus menyampaikan pesan perusahaan Anda, terlepas dari perasaan pribadi Anda, tugas yang sulit dilakukan oleh beberapa komunikator.

Untuk mengatasi hambatan pesan yang rumit, buatlah pesan itu jelas dan mudah dipahami. Gunakan organisasi yang kuat, bimbing pembaca dengan memberi tahu mereka apa yang diharapkan, gunakan bahasa yang spesifik dan spesifik, dan patuhi intinya. Pastikan untuk meminta umpan balik sehingga Anda dapat memperbaiki dan meningkatkan pesan Anda.

3. Pasca Kompetisi. Komunikator sering menemukan pesan yang bersaing untuk mendapatkan perhatian. Jika Anda berbicara di telepon saat memindai laporan, kedua pesan mungkin pingsan. Bahkan pesan Anda sendiri dapat bersaing dengan berbagai gangguan: telepon berdering setiap lima menit, orang-orang ikut campur, rapat diadakan dan timbul krisis. Singkatnya, pesan Anda jarang mendapat manfaat dari perhatian penerima.

Untuk mengatasi hambatan kompetitif, hindari mengajukan permintaan pada penerima yang tidak punya waktu untuk memperhatikan pesan Anda. Buat pesan tertulis menarik secara visual dan mudah dimengerti, dan cobalah untuk mengirimkannya ketika penerima memiliki waktu untuk membacanya. Pesan lisan paling efektif ketika Anda dapat berbicara langsung dengan penerima (dan tidak dengan perantara atau mesin penjawab). Juga, pastikan untuk menyisihkan waktu yang cukup untuk pesan-pesan penting yang Anda terima. Komunikasi bisnis jarang mendapat manfaat dari perhatian penuh dan tak terpisahkan dari audiens.

4. Status berbeda. Karyawan dengan status rendah dapat sangat berhati-hati saat mengirim pesan ke manajer dan hanya dapat berbicara tentang topik yang, menurut pendapat mereka, menarik minat manajer. Demikian pula, orang dengan status yang lebih tinggi dapat mendistorsi pesan dengan menolak mendiskusikan apa pun yang dapat merusak otoritas mereka dalam organisasi. Selain itu, menjadi bagian dari departemen atau tanggung jawab tertentu untuk tugas tertentu dapat mempersempit sudut pandang Anda, sehingga berbeda dari pandangan, nilai, dan harapan orang-orang yang menjadi bagian dari departemen lain atau yang bertanggung jawab atas tugas-tugas lain.

Untuk mengatasi hambatan status, terus beri tahu manajer dan kolega. Dorong karyawan tingkat rendah untuk memberi Anda informasi dengan menunjukkan keadilan dan rasa hormat terhadap pendapat mereka. Jika Anda memiliki informasi yang, seperti yang Anda takutkan, atasan Anda mungkin tidak suka, tetaplah berani dan sampaikan itu. Hambatan status dapat diatasi dengan keinginan untuk memberi dan menerima berita buruk.

5. Kurangnya kepercayaan. Membangun kepercayaan adalah masalah yang kompleks. Anggota lain dari organisasi tidak tahu apakah Anda akan merespons dengan baik atau bertanggung jawab, sehingga kepercayaan bisa berisiko. Namun, tanpa kepercayaan, komunikasi bebas dan terbuka secara efektif diblokir, yang mengancam stabilitas organisasi. Menjadi jelas dalam komunikasi Anda tidak cukup.

Untuk mengatasi hambatan kepercayaan, agar terlihat dan dapat diakses. Jangan mengisolasi diri dari asisten atau sekretaris. Bagikan informasi penting dengan rekan kerja dan karyawan, komunikasikan dengan jujur ​​dan libatkan karyawan dalam pengambilan keputusan. Agar komunikasi berhasil, organisasi harus menciptakan suasana keadilan dan kepercayaan.

6. Struktur komunikasi yang tidak memadai. Komunikasi organisasi dilakukan melalui pembatasan formal tentang siapa yang dapat berkomunikasi dengan siapa dan siapa yang berwenang untuk mengambil keputusan. Merancang terlalu sedikit saluran resmi menghalangi komunikasi yang efektif. Organisasi yang sangat tersentralisasi, terutama yang memiliki formalisasi tingkat tinggi, mengurangi peluang komunikasi dan mengurangi tren komunikasi horizontal, sehingga membatasi kemampuan untuk mengoordinasikan tindakan dan keputusan. Organisasi tinggi cenderung menyediakan terlalu banyak saluran komunikasi vertikal, sehingga pesan menjadi terdistorsi saat Anda bergerak melalui level organisasi.

Untuk mengatasi hambatan struktural, tawarkan peluang untuk komunikasi atas, bawah, dan horizontal (menggunakan teknik seperti survei karyawan, kebijakan pintu terbuka, buletin, memo, dan kelompok kerja). Cobalah untuk mengurangi level hierarkis, meningkatkan koordinasi antar departemen, dan mendorong komunikasi dua arah.

7. Pilihan lingkungan yang salah. Jika Anda memilih media komunikasi yang salah, pesan Anda mungkin terdistorsi dan nilai estimasi akan diblokir. Anda dapat memilih media yang paling cocok dengan membandingkan pilihan Anda dengan sifat pesan dan kelompok atau orang yang akan menerimanya. Komunikasi tatap muka adalah media terkaya karena bersifat pribadi, memberikan umpan balik langsung, menyampaikan informasi baik dari sinyal verbal maupun non-verbal, dan menyampaikan emosi yang mendasari pesan. Telepon dan media elektronik interaktif lainnya tidak begitu kaya; Meskipun mereka memungkinkan umpan balik segera, mereka tidak memberikan sinyal visual non-verbal seperti ekspresi wajah, kontak mata, dan gerakan tubuh. Media tertulis dapat dipersonalisasi dengan catatan alamat, surat, dan laporan, tetapi mereka kekurangan umpan balik langsung dan sinyal non-verbal visual dan suara yang berkontribusi pada makna pesan. Operator yang paling sedikit biasanya pesan tertulis impersonal, seperti buletin, selebaran dan laporan standar. Mereka tidak hanya kekurangan kemampuan untuk mengirimkan sinyal non-verbal dan memberikan umpan balik, mereka juga menghilangkan orientasi pribadi apa pun.

Untuk mengatasi hambatan media, pilih bahan media terkaya tanpa pesan rutin dan kompleks. Gunakan alat multimedia untuk memperluas dan memanusiakan kehadiran Anda di seluruh organisasi, untuk menyampaikan minat penuh perhatian dan pribadi kepada karyawan, dan untuk mencapai komitmen karyawan terhadap tujuan organisasi. Gunakan media yang lebih ringkas untuk menyampaikan pesan sederhana dan rutin. Anda dapat mengirim informasi seperti statistik, fakta, angka dan kesimpulan dalam bentuk catatan, catatan atau laporan tertulis.

8. Iklim komunikasi tertutup. Gaya komunikasi dipengaruhi oleh gaya manajemen, dan gaya otoriter direktif menghambat pertukaran informasi yang bebas dan terbuka yang menjadi ciri komunikasi yang baik.

Untuk mengatasi hambatan iklim, habiskan lebih banyak waktu mendengarkan daripada melakukan pemesanan

9. Komunikasi yang tidak etis. Organisasi tidak dapat membuat pesan ilegal atau tidak etis dengan tetap dapat diandalkan atau berhasil dalam jangka panjang. Hubungan di dalam dan di luar organisasi bergantung pada kepercayaan dan keadilan.

Untuk mengatasi hambatan etika, pastikan posting Anda berisi semua informasi yang seharusnya ada di sana. Pastikan informasinya memadai dan sesuai untuk situasi tersebut. Dan pastikan pesan Anda sepenuhnya benar, sama sekali tidak menipu.

10. Komunikasi yang tidak efektif. Membuat pesan yang tidak berguna menghabiskan waktu dan sumber daya, dan juga berkontribusi pada informasi yang telah disebutkan sebelumnya.

Kurangi jumlah pesan dengan berpikir dua kali sebelum mengirim satu. Kemudian percepat prosesnya, pertama, dengan mempersiapkan pesan dengan benar untuk pertama kali dan, kedua, dengan menstandarkan format dan materi saat diperlukan. Jangan lupa tentang tugas tertulis yang Anda ambil, serta tugas yang Anda tetapkan.

11. Gangguan fisik. Hambatan komunikatif seringkali fisik: komunikasi yang buruk, akustik yang buruk, penyalinan yang tidak terbaca. Meskipun suara atau sesuatu seperti ini tampaknya sepele, ia dapat sepenuhnya memblokir pesan efektif lainnya. Penerima Anda mungkin juga terganggu oleh kursi yang tidak nyaman, pencahayaan yang buruk, atau kondisi menjengkelkan lainnya. Dalam beberapa kasus, penghalang mungkin terkait dengan kesehatan penerima. Gangguan pendengaran atau pendengaran atau bahkan sakit kepala dapat mengganggu pesan. Masalah-masalah ini biasanya tidak menghalangi seluruh komunikasi, tetapi dapat mengurangi konsentrasi penerima.

Untuk mengatasi gangguan fisik, cobalah menyiapkan dokumen yang ditulis dengan baik yang jelas, ringkas, dan komprehensif. Saat menyiapkan presentasi lisan, cobalah untuk menemukan lingkungan yang memungkinkan audiens melihat dan mendengar pembicara dengan jelas.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *