Keterampilan pertemuan yang efektif

Pertemuan mencakup tiga bidang tanggung jawab utama: (1) memastikan kebijakan dan prosedur; (2) untuk mengatur dan melakukan pertemuan sebagai bagian dari perintah dan formalitas berdiri; (3) mengharapkan anggota untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, serta dalam memprakarsai dan menerapkan tindakan dalam bidang kompetensi dan minat pertemuan. Ketika ketiga bidang tanggung jawab ini dilaksanakan secara konsisten, rapat akan menjadi efektif karena cabang eksekutif dan anggotanya akan memiliki kesempatan untuk menciptakan ide-ide baru, menyelesaikan masalah dan membuat keputusan yang demokratis.

Sebagian besar manajer menghabiskan banyak waktu dalam rapat dengan bawahan dan pejabat perusahaan mereka. Mereka bekerja sebagai anggota kelompok kerja lintas fungsi atau sebagai anggota gugus tugas ad hoc. Melakukan rapat yang produktif adalah masalah besar yang konstan bagi banyak manajer. Banyak pertemuan adalah sesi berbagi informasi yang sederhana. Informasi dapat disebarkan dengan lebih baik melalui catatan singkat atau panggilan telepon cepat. Banyak pertemuan lain diadakan untuk memecahkan masalah yang kompleks, sementara fakta dan studi dasar belum selesai.

Langkah pertama dalam melakukan pertemuan berkualitas adalah untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan konsisten dengan jenis komunikasi yang diperlukan.

Keterampilan pertemuan yang efektif

1. Bagikan agenda rapat sebelum dimulai. Catatan tersebut biasanya dibagikan kepada peserta dengan topik yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Berikan semua peserta kesempatan untuk berbagi ide tentang topik yang akan dibahas selama pertemuan. Hindari mendefinisikan terlalu banyak topik diskusi. Bersikap nyaman dengan apa yang ingin Anda diskusikan pada pertemuan tertentu.

2. Undang semua peserta dan pembuat keputusan yang relevan. Mereka akan memainkan peran penting dalam keputusan akhir pertemuan tersebut.

3. Pilih tempat pertemuan yang cocok. Cobalah mencari tempat yang luas dengan suasana dan kenyamanan yang sesuai. Tempat yang tepat akan membuat olahpesan lebih mudah dan memberi Anda kesempatan untuk mengatakan apa yang dibutuhkan.

4. Pilih kursi dengan bantal lembut dengan pencahayaan yang memadai.

5. Kompilasi risalah rapat dan bagikan kepada peserta setelah rapat. Aspek penting sebelum pertemuan

Tentukan apakah masalah yang dipertaruhkan patut mendapat solusi.

• Apakah masalah ini cukup penting?

• Apakah kita memiliki sumber daya dan waktu yang cukup untuk menyelesaikan masalah ini?

• Apakah kita siap untuk mencurahkan sumber daya dan waktu kita untuk menyelesaikan masalah ini?

Jelaskan tujuan pertemuan.

• Mengapa kita harus membahas masalah ini?

• Apa yang kita harapkan dari pertemuan ini?

• Apa peran kita dalam berusaha mencapai tujuan yang diharapkan?

• Apa yang kita harapkan dari pertemuan ini sehubungan dengan hubungan kita dengan orang luar?

Bersiaplah.

• Masalah apa yang ada dalam pikiran saya dan mengapa?

• Bagaimana saya bisa mengungkapkan masalah?

• Apakah masalah disebabkan oleh orang lain?

• Apakah saya memiliki keinginan untuk mendengarkan peserta lain dalam rapat?

• Bagaimana perasaan saya tentang masalah ini? Bagaimana orang lain berhubungan dengan masalah tersebut? Bisakah kita mengendalikan emosi kita ketika kita membicarakannya?

Pergi ke yang lainnya.

• Hubungi orang lain dan identifikasi tempat pertemuan yang netral.

• Tanyakan apakah semua pihak yang berkepentingan dapat menghadiri pertemuan pada waktu dan tempat tertentu.

Aspek penting selama pertemuan

• Perlakukan setiap orang dengan hormat.

• Jujurlah.

• Dengarkan pandangan lain dan pahami mengapa pandangan mereka penting bagi mereka.

• Jelaskan pandangan dan keinginan Anda.

• Kendalikan emosi Anda. Beristirahatlah jika perlu.

• Bersabarlah. Diskusi dapat berputar-putar dari waktu ke waktu. Cobalah dengarkan baik-baik.

• Brainstorming. Bagikan ide-ide Anda untuk memenuhi kebutuhan semua orang.

• Membuat keputusan yang didukung oleh semua orang dan menyusun rencana implementasi.

Aspek penting setelah pertemuan

• Membuat protokol untuk mencatat keputusan kolaboratif yang dibuat selama pertemuan.

• Jika rapat tidak bekerja bersama, rencanakan pertemuan berikutnya. Tuliskan apa yang dibahas dan apa lagi yang perlu dibahas pada pertemuan berikutnya. Ini penting untuk menghindari pengulangan diskusi yang sama pada pertemuan berikutnya.

• Atur agenda untuk pertemuan Anda berikutnya.

• Jika keputusan bersama penting dibuat, evaluasi keputusan itu. Tindak lanjuti keputusan. Dalam kasus penyimpangan, lakukan koreksi yang diperlukan atau mengadakan pertemuan darurat.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *